業務の外注化をご検討中のお客様

業務の外注化をご検討されているお客様は下記の内容をご検討の際の参考資料としてご覧ください。
特に外注化初めての企業様や過去にうまくいってないなどの企業様にとって参考になるかと思います。

【指示さえあれば誰でもできる業務に最適】
外注化するに当たり、そのメリットを最大に享受できるのは外注化したい業務が明確に線引きできるような作業が適しています。
例えば、「ショッピングサイトへの商品登録の代行で商品の情報と商品画像を登録で完了」や「不動産物件情報と物件画像の登録で完了」などの場合です。
逆に「あの人に聞かないと分からない」業務や、たとえばデザインのような主観的な判断をしながら作業する内容は不向きな場合があります。

【業務内容だけでなく業務体制も検討する】
初めて外注化されるお客様でよくあるパターンでは自社内の作業を外注化する際にこれまでやってきた自社内と同じ体制、やり方で外注化を考えてしまうことです。
この場合で気をつけるべき点としては、自社内でも作業ルールが明確化しきれていない時です。 自社担当者によって微妙に作業内容が異なる場合や例外的な作業が発生した際に、 自社内と同じ感覚で外注先に「この場合はこうしてほしい」ということを指示すると、作業現場ではそれに伴うルールの追加作業及び見直しが発生して、効率的に業務が回らないなどが発生します。
これは外注業務がリアルタイムで行う場合は特に大きな問題となりかねないことがあります。

【作業内容が明確にできない業務】
先に挙げた例もそうですが、たとえばデザイン系など個人の「センス」を問うような業務や 専門性が高い内容で経験から判断して対応するなどといった業務は外注企業にいわゆる「丸投げ」に近い業務となり、トラブルの原因になりやすいことがあります。

【お客さの業務の内容をどれくらい把握しているか】
一般的に弊社だけでなく、おそらくどのデータ入力業者も「現場作業者」と「管理者」を設けているかと思いますが、 その際に重要なポイントとしては管理者が、どれくらいお客様の業務内容を把握できるかという点もポイントになります。 弊社では管理者が業務内容を把握し、中国で作業を行いますし、最近では表向きでは告知されていないものの、 他同業者でも中国に委託するようなケースもあるなかで、現場へお客様の望むべき要点をしっかりと伝えることができるかどうかも、 外注化を失敗せず行う上で重要な点だと考えます。
その際に外注化したい点を伺うだけでなく、その成果物をどのように利用されるのかなどを踏まえているかどうかも 以降の作業稼働に影響を与えます。

【外注先管理者に質問をしてみる】
お客様が管理者(担当窓口)とお話になる際に、管理者に質問することをお勧めいたします。例えば、

• 管理者は入力する原稿や入力先ソフト(Excel、Access、Webシステム)に精通しているか
• 業務について簡単な説明で状況を飲み込めているか

などです。一社だけでなく、相見積もりなどをご検討されているお客様も弊社はもちろん、 他社にも同じ質問を投げかけることで、その理解度がある程度把握できます。